Level 6 · Lesson 9

ಮಾನ್ಯರೇ, ವಿಷಯ: ರಜೆ
Formal letters: applications and requests

ಔಪಚಾರಿಕ ಪತ್ರ — ವಿಷಯ, ಮಾನ್ಯರೇ, ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ.

The formal letter: subject line, honorifics, and the standard closing.

ಆಲಿಸಿ · Listen

ರಜೆ ಅರ್ಜಿ ಬರೆಯುವುದು ಹೇಗೆ?
 ಸಚಿನ್ —  ಅಕ್ಕ, ಆಫೀಸಿಗೆ ಎರಡು ದಿನ ರಜೆ ಬೇಕು. ಅರ್ಜಿ ಹೇಗೆ ಬರೆಯಲಿ? 
Sister, I need two days' leave from office. How should I write the application?  
 ಅಕ್ಕ —  ಮೊದಲು “ಗೆ” ಮತ್ತು “ಇಂದ” — ಯಾರಿಗೆ, ಯಾರಿಂದ ಎಂದು ಬರೆ. ಆಮೇಲೆ “ಮಾನ್ಯರೇ” ಎಂದು ಆರಂಭಿಸು. 
First write 'To' and 'From' — to whom and from whom. Then begin with 'Respected sir'.  
 ಸಚಿನ್ —  ಆಮೇಲೆ? 
Then?  
 ಅಕ್ಕ —  “ವಿಷಯ: ಎರಡು ದಿನಗಳ ರಜೆಗಾಗಿ ವಿನಂತಿ” ಎಂದು ಬರೆ. ಒಳಗೆ ಕಾರಣ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳು. 
Write 'Subject: request for two days' leave'. Inside, state the reason clearly.  
 ಸಚಿನ್ —  ಕೊನೆಗೆ “ಇಂತಿ ನಿನ್ನ ಸಚಿನ್” ಎಂದು ಬರೆಯಲಾ? 
Shall I close with 'yours, Sachin'?  
 ಅಕ್ಕ —  ಅಯ್ಯೋ, ಬೇಡ! ಅದು ಗೆಳೆಯರಿಗೆ. ಇಲ್ಲಿ “ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ, ಸಚಿನ್” ಎಂದು ಬರೆ. ಬರೆಯುವ ಮೊದಲು ಎರಡು ಸಲ ಓದು — ಮಾತು ಆಡಿದರೆ ಹೋಯ್ತು, ಮುತ್ತು ಒಡೆದರೆ ಹೋಯ್ತು! 
Oh no, don't! That's for friends. Here write 'yours faithfully, Sachin'. And proofread twice before sending — a word spoken and a pearl broken can't be taken back!  

ವಿವರಣೆ · Explanation

ಔಪಚಾರಿಕ ಪತ್ರದ ಚೌಕಟ್ಟು: ೧) ಗೆ: ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು, … ೨) ಇಂದ: ಸಚಿನ್ ಕುಮಾರ್, … ೩) ವಿಷಯ: ರಜೆಗಾಗಿ ವಿನಂತಿ. ೪) ಮಾನ್ಯರೇ, ೫) ಕಾರಣ ಮತ್ತು ವಿನಂತಿ: “ಮನೆಯ ಕಾರ್ಯದ ನಿಮಿತ್ತ ನನಗೆ ಜೂನ್ ೧೨ ಮತ್ತು ೧೩ ರಂದು ರಜೆ ಬೇಕಾಗಿದೆ. ದಯವಿಟ್ಟು ರಜೆ ನೀಡಬೇಕೆಂದು ವಿನಂತಿಸುತ್ತೇನೆ.” ೬) ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ, ಸಹಿ.

The formal frame, top to bottom: ಗೆ (To) with the officer's title; ಇಂದ (From) with your name; ವಿಷಯ: a one-line subject (ರಜೆಗಾಗಿ ವಿನಂತಿ — note -ಗಾಗಿ 'for the sake of'); the salutation ಮಾನ್ಯರೇ; the body with reason and the polished request verb ವಿನಂತಿಸುತ್ತೇನೆ ('I request'); and the closing ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ — 'your (honorific ತಮ್ಮ) faithful one'. Notice the register shift: ತಾವು/ತಮ್ಮ replaces ನೀವು/ನಿಮ್ಮ, and ನೀಡು replaces ಕೊಡು.

ಇಂದಿನ ಗಾದೆ: “ಮಾತು ಆಡಿದರೆ ಹೋಯ್ತು, ಮುತ್ತು ಒಡೆದರೆ ಹೋಯ್ತು”. ಮುತ್ತು = pearl. ಆಡಿದ ಮಾತು ಮತ್ತು ಒಡೆದ ಮುತ್ತು — ಎರಡೂ ಹಿಂದಕ್ಕೆ ಬರುವುದಿಲ್ಲ. ಬರೆದ ಪತ್ರವೂ ಹಾಗೆಯೇ — ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಯೋಚಿಸಿ!

Today's gāde: ಮಾತು ಆಡಿದರೆ ಹೋಯ್ತು, ಮುತ್ತು ಒಡೆದರೆ ಹೋಯ್ತು — once a word is uttered it is gone, once a pearl is shattered it is gone. Both are irreversible. The elder sister applies it to writing: an official letter, once sent, cannot be unsent — so weigh every word. Savour the rhyme ಮಾತು/ಮುತ್ತು.

ಪದಗಳು · Vocabulary

ಪದ	Meaning	ಟಿಪ್ಪಣಿ · Note
ಮಾನ್ಯರೇ	respected sir/madam
ವಿಷಯ	subject, matter
ಅರ್ಜಿ	application
ರಜೆ	leave, holiday
ವಿನಂತಿಸು	to request (formal)	ವಿನಂತಿ = a request
ನೀಡು	to give (formal)	formal for ಕೊಡು
ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ	yours faithfully
ಮುತ್ತು	pearl
ಒಡೆ	to break, shatter

ಅಭ್ಯಾಸ · Practice

ಔಪಚಾರಿಕ ಪತ್ರದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಏನು ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ? How does a formal letter close?

________: ಎರಡು ದಿನಗಳ ರಜೆಗಾಗಿ ವಿನಂತಿ. (the header word) Fill the subject-line word.

ವಾಕ್ಯ ರಚಿಸಿ — “I request you to please grant leave.” Arrange the words.

ಔಪಚಾರಿಕ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ “ನಿಮ್ಮ” ಬದಲು ಯಾವ ಪದ ಹೆಚ್ಚು ಗೌರವದ್ದು? Which word outranks nimma in formality?

ಯಾವ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಯಾವ ಪದ? Match each phrase to its letter type.

ಬಳಸಿ ನೋಡಿ · Use it

ನಿಮ್ಮ ಕಚೇರಿಗೆ ಅಥವಾ ಶಾಲೆಗೆ ಒಂದು ದಿನದ ರಜೆ ಕೇಳುವ ಪೂರ್ಣ ಅರ್ಜಿ ಬರೆಯಿರಿ — ಗೆ, ಇಂದ, ವಿಷಯ, ಮಾನ್ಯರೇ, ಕಾರಣ, ವಿನಂತಿ, ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ. ಬರೆದ ಮೇಲೆ ಒಮ್ಮೆ ಗಟ್ಟಿಯಾಗಿ ಓದಿ ತಪ್ಪು ಹುಡುಕಿ.

Write a complete one-day leave application to your office or school with all seven parts: ಗೆ, ಇಂದ, ವಿಷಯ, ಮಾನ್ಯರೇ, the reason, the ವಿನಂತಿಸುತ್ತೇನೆ sentence, and ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ. Then proofread aloud once — remember, ಮಾತು ಆಡಿದರೆ ಹೋಯ್ತು!